Lo primero que necesitamos, aunque parezca muy obvio es definir qué tipo de evento vamos a celebrar, qué tiempos necesita cada parte del evento y en qué espacio se va a desarrollar cada una.
Empezamos por el principio, dónde se recibe a los invitados, hay entrada libre o necesitamos un control de acceso? Siempre que se pueda, lo mejor es realizar un control de acceso donde se puede aprovechar para chequear qué invitados han asistido, darles información sobre el evento, o simplemente la bienvenida. En los casos en los que sea necesario, también es el momento para ofrecer el servicio de guardarropa.
Tipo de evento: bienvenida
Para decorar la zona de bienvenida, recomendamos utilizar maceteros con planta y nuestras barras de bar iluminadas y rotuladas con el motivo del evento.
A continuación, los invitados ya tienen la información de qué va a pasar y dónde tienen que dirigirse. Normalmente todos los eventos tienen un acto central, como puede ser una presentación, una charla, una celebración, un acto concreto que hemos ido a ver. Siempre vamos a facilitar que los invitados estén lo más cómodos posible en el evento y para ello necesitamos llenar los espacios con el mobiliario que mejor se adapte a cada tipo de evento.
Si pensamos en una charla, presentación o incluso en un concierto íntimo necesitamos unas sillas cómodas para que los invitados disfruten de lo que están experimentando en ese momento.
Adaptar el mobiliario al tipo de evento
Si por ejemplo estamos disfrutando de un evento deportivo, un concierto o una boda, necesitamos crear espacios de descanso cómodos donde la gente pueda relacionarse entre sí. Para todo tipo de eventos hay que crear zonas de descanso, combinando zonas de coctel cerca de las zonas de restauración y zonas chill out a continuación, utilizando sofás y mobiliario más cómodo.
En las zonas de coctel solemos utilizar mesas altas y taburetes. Hay numerosas opciones para decorar éstas zonas, como mesas de entre 2/4 invitados o mesas alargadas en las que poder sentar hasta 8 invitados. Si queremos que el evento sea muy dinámico, lo mejor es utilizar mesas altas sin taburetes o con menor número para que los invitados no alarguen el “break” más de lo necesario.
Evento con zona Chill Out
En cuanto a la zona Chill Out, es importante conocer qué tipo de invitados tenemos. Si la media de edad es de invitados de más de 60 años, intentaremos decorar la zona con asientos cómodos y no muy bajos para que puedan sentarse y levantarse de una manera ágil. Incluso podemos cambiar los sofás por sillas de comedor junto con mesas, si creemos que será una opción más cómoda para ellos. Si, por el contrario, la media de edad es menor podemos incluir sofás y pufs en ésa zona para crear ambientes más cómodos y distendidos.
Las zonas de restauración siempre tienen que estar muy cuidadas, ya que son zonas por las que van a pasar la mayoría de los invitados. Utilizar barras de bar cómodas para los camareros, fáciles de limpiar si se requiere en medio del evento, y muy visuales para que los invitados sepan dónde dirigirse.
Para que haya un hilo conductor entre todas las zona o momentos del evento, lo ideal es que la decoración lleve al invitado de un lugar a otro de manera natural. Utilizar plantas y flores para acotar zonas o indicar zonas de paso es una muy buena opción, y siempre se agradece ese punto de frescor que nos aportan.
Eventos de tamaño reducido
Si el espacio donde se desarrolla el evento es limitado, podemos utilizar bancos centrales para ofrecer un lugar de descanso o de socialización a los invitados. De ésta manera, obtendremos un lugar donde poder relajarse, sin ocupar mucho espacio y dando más dinamismo al evento ya que no propiciaremos largos ratos de descanso en esta zona.
Como veis, hay infinitas opciones para decorar nuestro evento, tantas como personas que se encarguen de llevarlo a cabo. Lo más importante es poder cumplir el objetivo del evento y que los invitados disfruten de la experiencia que hemos preparado para ellos creando un recuerdo positivo que puedan llevarse a casa.
