Las ponencias permiten exponer un gran número de ideas a una audiencia específica e interesada en el ámbito a tratar. Los temas que se exponen en una ponencia pueden variar entre los resultados de una tesis o investigación, compartir el estudio de un caso en concreto, exponer nuevas tendencias o presentar una nueva normativa. La organización de estos eventos es algo complejo, pues hay que prestar atención a un buen número de detalles para que el resultado sea lo más exitoso posible. Si alguna vez te has preguntado cómo organizar una ponencia con éxito, en Muebling te ayudamos en algunos de los puntos más importantes a tener en cuenta. Comenzamos:
¿Dónde se realiza una ponencia?
El lugar para la celebración de una ponencia dependerá de la cantidad de público asistente, así como del tema del que decidamos hablar. Algunos buenos ejemplos de localizaciones para organizar una ponencia son:
Ponencias en Hoteles
Los hoteles son un espacio excelente para celebrar una ponencia pequeña, ya que cuentan con salas preparadas para albergar conferencias, y además pueden ofrecer servicios adicionales como un catering. Es posible que la sala no cuente con todo el material necesario para albergar a todos los asistentes, por lo que puedes alquilar sillas adicionales para solventar este problema.
Ponencias en Universidades
Dentro del ámbito académico, las universidades son centros excelentes para albergar este tipo de ponencias. Y es que al igual que los hoteles, también suelen contar con salas específicamente diseñadas para conferencias. Sin embargo, muchas salas no conceden mucha flexibilidad para la presentación sobre el escenario. Debido a ello, es muy común encontrar únicamente un atril y una pantalla de presentación para diapositivas o vídeos. Por suerte, podemos aprovechar el espacio del escenario para reimaginar nuevas formas de comunicarnos con la audiencia. Por ejemplo, colocando butacas modernas para que los ponentes puedan interactuar con la audiencia de una forma más distendida o para solucionar dudas posteriores.
Ponencias en Museos
Los museos suelen albergar ponencias relacionadas con el mundo del arte, por lo que suelen contar con espacios preparados para ello. Sin embargo, al igual que en los hoteles, podemos encontrarnos con una sala que no cuente con el suficiente material. Pero como hemos comentado antes, esto se puede solventar muy fácilmente alquilando mobiliario para eventos.
Ponencias en ferias o pabellones de congresos
Por último, llegamos a los eventos más multitudinarios, los cuales suelen tener lugar en grandes ferias. Es posible que toda la feria gire en torno a nuestra conferencia, o que albergue varias temáticas diferentes a la vez. Lo que es seguro, es que no compartiremos espacios con otras actividades como puede suceder en museos o universidades. Por ello, también tendremos que poner especial atención a otras salas destinadas al ocio o al relax, Aprender a diseñar una zona chill out puede resultar bastante útil.
Cómo preparar el espacio para una ponencia
Es muy importante que te asegures de que todos los asistentes van a recibir toda la información expuesta. Para ello, debes prestar atención a algunos detalles importantes:
Vigila que tu ponencia tenga una buena iluminación
Esto es muy importante, ya que sin una correcta iluminación no todo el mundo podrá ver lo que está sucediendo en el escenario. Si la sala se encuentra algo oscura, puedes retocar la iluminación alquilando material para ello.
Ofrece alternativas para los asistentes en el descanso
Como una zona de relajación o chill out. Los asistentes agradecerán que te preocupes por ellos mientras esperan para pasar de una ponencia a otra. También puedes organizar una fiesta para eventos en cuanto acaben las conferencias.
Celebra el evento en un lugar con buena accesibilidad y capacidad
Encárgate de cumplir con todas las normativas de accesibilidad para personas con movilidad reducida, y vigila que la localización sea en un lugar céntrico, o que esté bien comunicada con el transporte público en el caso de realizarla en las afueras.
Materiales para organizar una ponencia
Por último, haremos un mini-repaso de algunos materiales imprescindibles:
-Sillas para ponencias
-Sillones o Butacas para los ponentes
-Lámparas auxiliares para iluminación
-Barras para los asistentes
Con estos materiales y nuestros consejos tendrás todo lo necesario para que tu ponencia sea todo un éxito. Si tienes más dudas, en Muebling podemos ayudarte a gestionar la organización de tu evento, ya que somos expertos en proporcionar material de primera calidad para ello. No dudes en contactar con nosotros.
